La digitalisation des processus est en marche, et le secteur de la restauration n’échappe pas à cette tendance. Les factures électroniques sont désormais courantes, mais il est essentiel de connaître les règles qui les encadrent. Dans cet article, nous aborderons les principales réglementations applicables aux factures électroniques dans le domaine de la restauration.
La définition et les avantages de la facture électronique
Une facture électronique est un document numérique qui remplace la version papier traditionnelle d’une facture. Elle contient les mêmes informations qu’une facture classique, mais sous un format dématérialisé. Les avantages de la facturation électronique sont multiples :
- Réduction des coûts (impression, envoi postal)
- Gains en productivité et en temps
- Meilleure traçabilité des transactions
- Sécurisation des données grâce au stockage dématérialisé
Les obligations légales liées à l’émission et à la réception d’une facture électronique
Pour être conforme à la législation française, une facture électronique doit respecter certaines conditions.
- L’authenticité de l’origine : L’émetteur de la facture doit être clairement identifiable.
- L’intégrité du contenu : Les informations contenues dans la facture ne doivent pas être altérées.
- La lisibilité : La facture doit être lisible et compréhensible par toutes les parties concernées (émetteur, destinataire, administration fiscale).
Il est également nécessaire d’obtenir l’accord préalable du destinataire pour émettre une facture électronique. Cet accord peut être exprès ou tacite (par exemple, si le destinataire accepte régulièrement des factures électroniques sans opposition).
Les normes techniques à respecter pour les factures électroniques
Pour être valide, une facture électronique doit respecter certaines normes techniques. Tout d’abord, elle doit être émise et reçue sous un format structuré, tel que le format XML ou le format Factur-X. Ensuite, elle doit être signée électroniquement avec un certificat conforme au règlement eIDAS sur l’identification électronique.
En ce qui concerne la conservation des factures électroniques, elles doivent être stockées pendant une durée minimale de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice au cours duquel elles ont été émises. Le stockage doit garantir l’intégrité et la lisibilité des données tout au long de cette période.
L’obligation d’émettre des factures dématérialisées pour les prestataires du secteur public
Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises du secteur de la restauration fournissant des prestations aux acteurs publics (établissements scolaires, hôpitaux, etc.) sont tenues d’émettre des factures électroniques via le portail Chorus Pro. Cette obligation concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.
Le non-respect de cette obligation peut entraîner des pénalités financières pour l’entreprise concernée. Il est donc crucial pour les restaurateurs de s’assurer qu’ils disposent des outils adéquats pour émettre et gérer leurs factures électroniques conformément aux exigences légales.
Les règles spécifiques au secteur de la restauration
Dans le domaine de la restauration, certaines règles spécifiques s’appliquent en matière de facturation électronique. Par exemple, les restaurateurs doivent détailler sur leurs factures :
- La TVA applicable à chaque produit ou service vendu (taux normal ou réduit)
- Le montant total hors taxes et toutes taxes comprises
En outre, les restaurateurs doivent également veiller à respecter les obligations relatives aux tickets de caisse et aux notes en cas de vente sur place ou à emporter. Ces documents doivent notamment mentionner :
- L’identité du professionnel (raison sociale, adresse, numéro SIRET)
- La date et l’heure de la transaction
- Les produits ou services vendus avec leur prix unitaire
En conclusion, les factures électroniques représentent une opportunité pour les entreprises du secteur de la restauration d’améliorer leur gestion et de réduire leurs coûts. Toutefois, il est essentiel de connaître et de respecter les règles applicables en matière d’authenticité, d’intégrité, de lisibilité et de conservation des factures électroniques pour éviter tout risque juridique ou fiscal.